Nos heures vivent dans trois tableurs.
Visites à domicile, résidence et deuil : chaque programme compte ses heures à sa façon, et il faut tout additionner à la main pour le conseil.
Soins palliatifs
La gestion des bénévoles pour les maisons de soins palliatifs
Gardez la formation, les vérifications et les heures de chaque bénévole dans un seul dossier, et montrez leur contribution chaque fois qu'un évaluateur, votre conseil ou un donateur le demande.
Ils nous font confiance
- Unified Care Hospice
- Weinstein Hospice
- Hospice Calgary
- Paul Sugar Palliative Support Foundation
- Main Line Health
- CHUM
Ça vous dit quelque chose ?
Ce que nous entendent dire les coordonnateurs de bénévoles avant de passer à Vome.
On apprend qu'une vérification est expirée après coup.
Vérifications des antécédents judiciaires, tests de tuberculose et ententes de confidentialité dorment dans une colonne de tableur que personne ne pense à consulter.
Les dossiers de formation sont éparpillés.
Feuilles de présence papier, certificats par courriel, et une formation de 30 heures suivie de mémoire par une seule personne.
RAPPORTS
Vos heures par programme, en temps réel
Les bénévoles inscrivent leurs heures par type de service : visites, résidence, deuil ou administration. Fixez des objectifs et suivez vos progrès en continu, plutôt que de tout compiler à la fin de l'année. Voir comment ça fonctionne →
- Heures par type de service, programme et bénévole
- Valeur du temps bénévole par poste et par heure travaillée
- Des objectifs suivis dans votre tableau de bord analytique
- Des dossiers prêts à exporter pour l'agrément
RAPPORT D'HEURES Avril · 1 248 heures
Site Tous les sites Programme Soins aux patients
1 248
Heures consignées
187
Bénévoles
342
Réservations
INTÉGRATION
Une formation et des vérifications qui se gèrent toutes seules
Une séquence d'intégration mène chaque bénévole de l'orientation à sa première visite. Quand il termine une étape, vous êtes avisé, et quand vous en approuvez une, il sait quoi faire ensuite. Voir comment ça fonctionne →
- Orientation, cours et politiques transmis dans l'ordre
- Antécédents judiciaires et résultats de tuberculose téléversés par le bénévole
- Des cycles de collecte annuels pour le vaccin antigrippal et les formulaires annuels
- Aucune visite aux patients avant que chaque étape soit terminée
TYPES D'ÉTAPE Formation des bénévoles en soins palliatifs
Étapes de cette séquence
- 1 Entrevue ObligatoireEntrevue de sélection avec la coordination
- 2 Orientation ObligatoirePhilosophie des soins palliatifs
- 3 Décharge ObligatoireEntente de confidentialité
- 4 Vérification d'antécédents ObligatoireAntécédents judiciaires · téléversés
- 5 Formation ConditionnelleFormation bénévole de 30 heures
COORDINATION
Visites, résidence et deuil dans un seul horaire
Les habitués gardent leur créneau hebdomadaire, et les autres bénévoles prennent les veilles et les événements quand ils le peuvent. Voir comment ça fonctionne →
- Séries de quarts pour les visites d'accompagnement et de répit hebdomadaires, en résidence et à domicile
- Réservation libre pour les veilles, événements et groupes de deuil
- Clavardage intégré par quart et par programme, membres ajoutés automatiquement
- Rappels avant chaque quart, par courriel et dans l'appli
SALON DU QUART Accompagnement en résidence · mardi
- À noter : la famille de la chambre 3 est en visite aujourd'hui, commencez par la chambre 5.
- Compris. La veille de ce soir est-elle encore ouverte ?
- Oui, il reste deux places. Rappel : signez le registre des visites au poste infirmier.
Rappel automatique Vome enverra un rappel de pointage 30 min avant le quart.
Écrire aux 4 participants…
Les normes auxquelles vous répondez, déjà couvertes
Ce que les maisons de soins palliatifs canadiennes et américaines doivent conserver, et comment Vome s'en charge.
Maisons de soins palliatifs au CanadaCanada
Aucun quota d'heures. L'agrément et les normes du secteur exigent une sélection documentée, une formation établie (souvent 30 heures pour les bénévoles auprès des patients) et des registres exacts des visites et des heures.
Vome garde vérifications, formation et heures dans un seul dossier, hébergé au Canada.
Sources : Agrément Canada, HPCO
Hospices certifiés MedicareÉtats-Unis
Les bénévoles doivent fournir au moins 5 % des heures de soins totales du personnel rémunéré et des contractuels, avec un registre du type de service, du temps travaillé et des économies réalisées.
Vome produit le ratio et les économies, et suit les 5 % en temps réel comme objectif.
Source : 42 CFR 418.78
Du premier intérêt à la première visite
- 01
Postuler
Un formulaire de candidature avec vos questions de sélection, sur votre propre page de recrutement.
- 02
Sélectionner et former
Une séquence déroule orientation, vérifications et formation, et vous avertit quand chaque étape est faite.
- 03
Jumeler
Assignez-leur une série de quarts hebdomadaire, ou laissez-les réserver les visites qu'ils peuvent prendre.
- 04
Rapporter
Heures et chiffres d'impact, prêts pour l'agrément, le conseil et les donateurs.
Rapportez plus que des heures
Après chaque quart, les bénévoles remplissent un court formulaire que vous concevez. Les chiffres s'additionnent dans votre tableau de bord pour votre conseil d'administration, vos bailleurs de fonds et votre rapport annuel.
- Patients visités
- Heures d'accompagnement
- Familles soutenues
- Veilles assurées
- Appels de suivi de deuil
- Valeur du temps bénévole
Questions que les maisons de soins palliatifs nous posent
Des réponses claires sur le fonctionnement de Vome pour des programmes comme le vôtre.
Vous avez encore des questions ? Parlez à notre équipe
Nous sommes une maison de soins palliatifs canadienne. Est-ce que ça s'applique à nous ?
Oui. La règle des 5 % ne vise que les États-Unis, mais les maisons canadiennes utilisent Vome pour garder vérifications des antécédents judiciaires, formation et heures de visite à jour et au même endroit, pour l'agrément, le conseil et les donateurs. Les données sont hébergées au Canada, en français et en anglais.
Vome peut-il produire le ratio de 5 % exigé par Medicare ?
Oui, pour les hospices américains. Les bénévoles inscrivent leurs heures par type de service, vous entrez les heures de soins rémunérées, et Vome produit le ratio et les économies. Avec le forfait Enterprise, vous pouvez aussi suivre les 5 % en temps réel comme objectif.
Les bénévoles peuvent-ils téléverser leur propre vérification des antécédents judiciaires ?
Oui. Ils téléversent leurs documents dans leur séquence d'intégration, vous fixez la durée de validité de chacun, et vous recevez tous deux un rappel avant l'expiration.
Pouvons-nous recueillir le vaccin antigrippal et les formulaires annuels de tout le monde chaque année ?
Oui. Faites de la preuve de vaccin antigrippal, d'un résultat de tuberculose ou d'un accord de confidentialité annuel une exigence permanente, choisissez qui doit la fournir, et ajoutez un cycle de collecte répété chaque année avec une date d'ouverture, une échéance et une date de fermeture. À l'ouverture du cycle, chaque bénévole concerné reçoit la demande, y compris ceux qui ont terminé leur intégration il y a des années.
Travaillez-vous avec des fournisseurs de vérification d'antécédents ?
Vome est intégré à Sterling Volunteers et Verified First, pour commander et suivre les vérifications directement dans le parcours d'intégration.
Vome est-il conforme à la HIPAA, et signez-vous une BAA ?
Oui. Vome est conforme à la HIPAA et signe une entente d'associé commercial (BAA). Les données canadiennes sont hébergées au Canada, conformément à la LPRPDE et à la Loi 25 du Québec.
Plusieurs sites, ou une maison de soins palliatifs au sein d'un réseau de santé ? Donnez à chaque site sa propre vue de coordonnateur, avec des rapports centralisés, avec Enterprise.
Comparer les forfaitsVous fonctionnez un peu autrement ?Vome s'adapte à la structure et au fonctionnement de votre organisation : vos sites, vos rôles, vos formulaires, vos étapes.
Parlez-nous du vôtrePrêt à voir Vome en action ou à programmer une démonstration avec notre équipe ?
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